Prozessplattformen verbinden Kunden, Vertrieb, Technik und Produktion in einem durchgängigen digitalen Prozess. Dies erfolgt auf Grundlage einer kontextbasierten Datenbasis, die sämtliche artikelrelevanten Informationen zentral zusammenführt – von Material- und Konstruktionsdaten über grafische Elemente und Werkzeuge bis hin zu Verträgen, Beständen und Abrufvereinbarungen. Ergebnis ist eine durchgängige Informationskette über alle Prozessschritte hinweg.
Kunden erwarten schnelle Reaktionen, transparente Auftragsinformationen, flexible Abrufe und eine verlässliche Umsetzung auch bei komplexen Artikeln. Dafür müssen in der Verpackungsindustrie zahlreiche Abläufe ineinandergreifen – über Vertrieb, Innendienst, Entwicklung, CAD, Druckvorstufe, Einkauf, Produktion, Lager und Logistik.
In vielen Unternehmen sind die dafür benötigten Informationen noch immer auf unterschiedliche Systeme und Kommunikationskanäle verteilt. ERP-Anwendungen, E-Mails, lokale Dateien, Excel-Listen und individuelles Erfahrungswissen bilden häufig nebeneinander bestehende Informationsinseln. Solche Strukturen können im Tagesgeschäft gut funktionieren, erschweren jedoch die Steuerung und Skalierung komplexer Prozesse über mehrere Werke, Kunden und Lieferanten.
Neu entwickelte Plattformen bieten die Möglichkeit, diese Inseln zu verbinden. Dabei führen sie Aufgaben, Daten, Kommunikation und Freigaben in einem gemeinsamen Kontext zusammen. Eine solche Plattform ist PacLinc von AixPano. Sie dient als verbindende Prozessschicht und nicht als Ersatz einzelner Anwendungen. Sie macht sicht- und nachvollziehbar, wer welche Aufgabe bearbeitet, welche Information gültig ist, welche Version freigegeben wurde und welcher Schritt als Nächstes folgt. Aus verstreuten Vorgängen entsteht ein nachvollziehbarer Ablauf, der von den Mitarbeitern gesteuert, ausgewertet und verbessert werden kann.
Prozesse aktiv führen statt Informationen sammeln
Ein zentraler Bestandteil digitaler Prozess- und Kollaborationsplattformen ist die aufgabenbasierte Prozesssteuerung. Sie schafft klare Zuständigkeiten und reduziert den Abstimmungsaufwand. Mitarbeiter müssen nicht mehr in E-Mail-Verläufen nach dem aktuellen Stand suchen oder in verschiedenen Systemen prüfen, welche Datei gültig ist. Relevante Informationen liegen dort vor, wo sie benötigt werden: am Artikel, am Auftrag, an der Anfrage oder an der Freigabe und dort können sie eingesehen werden.
Das ermöglicht es Führungskräften, Abläufe während der Bearbeitung zu verfolgen und potenzielle Engpässe zu erkennen, anstatt sie lediglich nachträglich zu beurteilen. Engpässe, offene Entscheidungen oder fehlende Informationen werden dadurch früher transparent. Digitale Systeme helfen, Arbeit aktiv zu organisieren, anstatt Vergangenes zu dokumentieren.
Digitale Kundenanbindung
Digitale Prozess- und Kollaborationsplattformen berücksichtigen auch die überaus wichtige Schnittstelle zum Kunden. In der Verpackungsindustrie beginnt eine Kundenbeziehung häufig bereits weit vor der eigentlichen Bestellung: mit einer Anfrage, einer Idee, einer Änderung bestehender Artikel, einer Freigabe , einer Bestandsprüfung oder einem Abruf. Für den Kunden zählen nicht nur das physische Produkt, sondern die Qualität des gesamten Prozesses und damit Transparenz und Verlässlichkeit des gesamten Ablaufs.
Über eine digitale Plattform werden diese Informationen zugänglich gemacht, und sie bindet Kunden in definierte Prozesse wie z.B. Artikelversionen, Anfrage- und Freigabestatus, Bestände oder Liefertermine ein. Der Kunde gewinnt Handlungsfähigkeit, weil er Informationen selbst abrufen, Vorgänge nachvollziehen und Entscheidungen schneller treffen kann. Der Verpackungshersteller reduziert Rückfragen, beschleunigt Abläufe und stärkt die Kundenbindung. Digitale Kundenanbindung wird so zu mehr als einem Portalzugang: Sie wird zu einem Differenzierungsmerkmal.
Prozessdaten für das Management
Kommunikationsplattformen führen die operativen Daten unmittelbar im Prozess. Dazu zählen beispielsweise Durchlaufzeiten, Rückfragen, Freigabeschritte, Bearbeitungsstände oder wiederkehrende Fehlerquellen. Diese Informationen lassen sich auswerten und für die Prozesssteuerung nutzen.
Aufgezeigt in Dashboards und Business-Intelligenz-Funktionen verdeutlichen sie, wo Prozesse gut funktionieren und wo Handlungsbedarf besteht. Das Management erhält nicht nur einen Blick auf einzelne Aufträge, sondern auf Muster im Unternehmen: Welche Prozessschritte verursachen Verzögerungen? Welche Kunden oder Artikelgruppen sind betreuungsintensiv? Wo lohnt sich Standardisierung? Welche Abläufe lassen sich automatisieren? So wird aus Prozessdigitalisierung ein Instrument der Unternehmenssteuerung. Entscheidungen beruhen weniger auf Einzeleindrücken und stärker auf belastbaren Prozessdaten.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Digitalisierung ist jedoch nicht mit der Einführung eines IT-Systems abgeschlossen. Technologische Entwicklungen, Kundenanforderungen, Sicherheitsstandards, Schnittstellen und organisatorische Abläufe verändern sich kontinuierlich. Entsprechend muss auch eine Prozessplattform weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst werden.
Feedback aus Werken, Kundenportal und Management wird zum Ausgangspunkt weiterer Optimierung. Neue Funktionen entstehen aus realen Anforderungen: bessere Abrufprozesse, präzisere Auswertungen, zusätzliche Schnittstellen, vereinfachte Freigaben oder neue Serviceangebote. Auf diese Weise wächst eine Plattform mit dem Unternehmen und seinen Kundenbeziehungen.
Jörg Fischer, Geschäftsführer von AixPano und Anbieter der Kommunikationsplattform PacLinc beschreibt die Vorteile digitaler Prozessplattformen so: „Die Plattformen verbinden Menschen, Daten und Entscheidungen in einem gemeinsamen Prozessrahmen. Genau darin liegt der strategische Wert für Verpackungsunternehmen, die ihre Abläufe skalieren und ihre Kunden enger digital einbinden wollen.“
„Die Plattformen verbinden Menschen, Daten und Entscheidungen in einem gemeinsamen Prozessrahmen. Genau darin liegt der strategische Wert für Verpackungsunternehmen, die ihre Abläufe skalieren und ihre Kunden enger digital einbinden wollen“, beschreibt Jörg Fischer, Geschäftsführer von AixPano B.V. die Vorteile digitaler Prozessplattformen.
Grundlage für Automatisierung und KI
Eine strukturierte Prozessdatenbasis ist auch eine Voraussetzung für weitergehende Automatisierungsfunktionen. Künstliche Intelligenz kann genutzt und dort eingesetzt werden, wo Aufgaben, Dokumente, Statusinformationen und Entscheidungen in einem nachvollziehbaren Zusammenhang vorliegen.
Perspektivisch könnten daraus Assistenzfunktionen entstehen, die beispielsweise die Vollständigkeit von Anfragen prüfen, fehlende Angaben identifizieren, kritische Aufgaben priorisieren, Kommunikationsverläufe zusammenfassen oder mögliche Verzögerungen prognostizieren. Entscheidend ist dabei nicht die KI als Zusatzfunktion, sondern ihre Einbettung in einen bereits geführten Prozess. Erst wenn Daten und Zuständigkeiten strukturiert vorliegen, können automatisierte Assistenzfunktionen verlässlich und nachvollziehbar eingesetzt werden.
Integration statt Insellösungen
Für Verpackungsunternehmen liegt der strategische Nutzen von Kommunikationsplattformen nicht in einer einzelnen Funktion. Er entsteht aus der Verbindung von interner Prozesssteuerung, digitaler Kundenanbindung, kontextbezogener Datenhaltung, integrierter Kommunikation und Managementtransparenz. Die Plattform macht aus verteilten Abläufen einen gemeinsamen digitalen Prozessraum.
Digitale Prozessplattformen stehen für einen Ansatz, bei dem interne Prozesssteuerung, Kundenanbindung, Kommunikation und Managementauswertung in einem digitalen Prozessraum zusammengeführt werden. Der Schwerpunkt liegt damit nicht auf einer einzelnen Anwendung, sondern auf der Verbindung bestehender Abläufe und Informationen.
Sie knüpfen an die bisherigen Schritte der digitalen Transformation an und führen sie weiter: von der Standardisierung interner Prozesse über die digitale Kundenplattform bis zur datenbasierten Steuerung und künftigen KI-gestützten Prozessautomatisierung. Digitalisierung wird so zu einem dauerhaften Organisationsprinzip – und zu einem Baustein für operative Exzellenz, Kundenbindung und Zukunftsfähigkeit in der Verpackungsindustrie.
Geschrieben von Dieter Finna. Weitere Informationen: www.aixpano.nl